Nutzerverwaltung — Mitglieder, Rollen, Berechtigungen
Unter Einstellungen → Nutzerverwaltung steuerst du, wer in deinem Workspace ist, welche Rolle jede Person hat und was diese Rolle darf. Das ist das wichtigste Werkzeug, um sicher und sauber mit deinem Team in innoGPT zu arbeiten.
Der Bereich gliedert sich in drei Tabs:
Mitglieder — alle Personen im Workspace
Rollen — Rollen-Definitionen mit Berechtigungen
Einladungen — offene und ausstehende Einladungen
Mitglieder einladen
Geh zu Einstellungen → Nutzerverwaltung → Mitglieder
Klick oben rechts auf Mitglied einladen
Gib die E-Mail-Adresse ein (mehrere Adressen kommagetrennt möglich)
Wähle die passende Rolle aus dem Dropdown (siehe Rollen-Abschnitt)
Klick auf Einladung senden — die Person bekommt eine Mail mit Beitritts-Link
Wichtig: Sobald ein Mitglied beitritt, läuft es ab dem Beitrittsdatum in die monatliche Abrechnung mit ein.
Mitglieder verwalten
In der Mitglieder-Liste siehst du pro Person:
Name, E-Mail und Avatar
Aktuelle Rolle
Letzter Login
Status (aktiv, eingeladen, deaktiviert)
Über das 3-Punkte-Menü rechts neben jedem Eintrag kannst du:
Rolle ändern — z. B. von „Mitglied" auf „Admin" hochstufen
Mitglied entfernen — Person verliert sofort Zugriff
Sitzung beenden — laufende Logins erzwingen abmelden
Achtung: Beim Entfernen eines Mitglieds werden alle Chats dieser Person dauerhaft gelöscht. Wichtige Inhalte vorher sichern oder in ein Projekt verschieben.
Rollen verstehen
innoGPT liefert drei Standard-Rollen aus, die du nach Bedarf anpassen kannst:
Du kannst zusätzlich eigene Rollen anlegen, z. B. „Power User", „Marketing-Team" oder „Read-Only".
Eigene Rolle erstellen
Geh zu Einstellungen → Nutzerverwaltung → Rollen
Klick auf Rolle erstellen
Gib einen Namen und eine Beschreibung ein
Wähle die gewünschten Berechtigungen (siehe nächster Abschnitt)
Speichern — die Rolle steht ab sofort beim Einladen zur Verfügung
Berechtigungen pro Rolle steuern
Über das 3-Punkte-Menü → Berechtigungen öffnest du den Berechtigungs-Editor. Hier aktivierst oder deaktivierst du gezielt, welche Funktionen die Rolle nutzen darf:
Chat-Funktionen
Websuche
Bildgenerierung
Datenanalyse
Canvas
Erinnerungen
Workspace-Funktionen
Assistenten erstellen
Projekte erstellen
Skills nutzen
Aufgaben (Automatisierungen)
Studio (Bild- und Video-Generierung)
Meetings
Integrationen
SharePoint, OneDrive, Google Drive verbinden
Outlook, Gmail, Kalender nutzen
MCP-Server anbinden
Admin-Funktionen
Mitglieder verwalten
Modelle freischalten
Abrechnung einsehen
Workspace-Einstellungen ändern
Tipp: Starte restriktiv und schalte Berechtigungen nur frei, wenn sie wirklich gebraucht werden. Das hält Kosten und Komplexität niedrig.
Typische Rollen-Setups
Standard-Setup für KMU
Admin (1–2 Personen): IT-Verantwortliche
Mitglied (alle anderen): voller Zugriff auf Chat, Assistenten, Projekte
Sensible Workspaces (HR, Legal, Finance)
Admin: HR-Lead mit Zugriff auf alle Einstellungen
HR-Mitglied: eigene Rolle mit eingeschränkten Modellen (nur EU-Hosting), keine Bild-/Videogenerierung
Externe Partner & Berater
Gast-Rolle: nur Chat in einem bestimmten Projekt, keine Integrationen, keine Workspace-weite Sichtbarkeit
Modell-Berechtigungen pro Rolle
Du kannst auch steuern, welche KI-Modelle eine Rolle nutzen darf. Praktisch, um z. B. ein Compliance-Team auf EU-only-Modelle zu beschränken:
Einstellungen → Modelle → Chat
Pro Modell auswählen, welche Rollen Zugriff haben
Mitglieder dieser Rolle sehen im Chat nur die freigegebenen Modelle
Einladungen verwalten
Im Tab Einladungen siehst du alle offenen Einladungen, die noch nicht angenommen wurden. Hier kannst du:
Einladung erneut senden — falls die Mail im Spam gelandet ist
Einladung widerrufen — wenn die Person doch nicht beitreten soll
Einladungslink kopieren — direkt teilen, z. B. via Slack oder Teams
Häufige Fragen zur Nutzerverwaltung
Wie viele Mitglieder kann ich einladen? Es gibt kein hartes Limit – du zahlst pro aktivem Mitglied (E-Mail) gemäß deinem Plan.
Brauchen Admins eine eigene Lizenz? Ja, in der Standard-Abrechnung sind Admin-Accounts inklusive. Bei größeren Unternehmen können wir Admin-Lizenzen auf Wunsch aus der Berechnung herausnehmen — melde dich dafür einfach.
Kann ein Mitglied mehrere Rollen haben? Aktuell hat jedes Mitglied genau eine Rolle. Erstelle bei Bedarf eine eigene Rolle, die die nötigen Berechtigungen bündelt.
Kann ich eine Person aus dem Workspace entfernen, ohne ihre Chats zu löschen? Nein — beim Entfernen werden alle Chats der Person gelöscht. Wichtige Inhalte vorher in ein Projekt verschieben, da Projekte unabhängig vom Nutzer bestehen bleiben.
Was passiert, wenn ein Mitglied das Unternehmen verlässt? Entferne die Person über das 3-Punkte-Menü. Sie verliert sofort den Zugriff, und die Abrechnung stoppt automatisch zum nächsten Abrechnungszeitpunkt.
Wie funktioniert SCIM für automatisches Provisioning? SCIM (automatisches Anlegen/Entfernen über Identity-Provider) ist aktuell in Arbeit. Bis dahin erfolgt die Verwaltung manuell oder per CSV-Import. Sprich uns an, wenn du SCIM dringend brauchst.